Si vous êtes de ceux qui aiment trouver des solutions pour mieux s’organiser, vous avez clairement déjà entendu parler de la méthode GTD, ou “Getting Things Done” (pas besoin de savoir le prononcer parfaitement pour l’utiliser, promis). Si vous faites partie de ceux pour qui GTD ne veut absolument rien dire, je vous présente ici une technique d’organisation qui pourrait bien révolutionner vos habitudes – ou au moins vous donner de bonnes idées pour avancer vers une vie mieux rangée et plus efficace. Car, soyons honnêtes, nous sommes nombreux à en avoir grandement besoin…Lisez la suite si vous ne trouvez pas le temps d’apprendre l’anglais, l’espagnol ou une autre langue.
La Méthode GTD | Merci David Allen.
Oui, nombreux sont ceux qui, depuis quelques années déjà, disent merci à David Allen, écrivain et consultant en productivité américain, pour avoir créé la méthode GTD. C’est dans son ouvrage “s’organiser pour réussir” qu’il nous livre les fondements et la mise en pratique de cette technique qui fait ses preuves. Pleine de bon sens, cette méthode, si elle est bien appliquée, a le pouvoir de nous faire gagner en efficacité.
La méthode GTD n’est pas seulement applicable à la vie professionnelle, au contraire ! C’est là toute sa puissance : elle englobe toutes les sphères de notre vie. On pourrait traduire Getting Things Done par Passer à l’action : l’idée est de prendre notre vie en main de A à Z. Si le projet vous paraît intimidant, regardez-le plutôt sous cet angle : ce que propose David Allen est de vous débarrasser – enfin – de votre encombrement mental pour avancer vers vos objectifs avec légèreté. Si vous êtes comme moi, je suis sûre que l’idée ne vous est pas désagréable… Imaginez, vous pourriez enfin trouver le temps d’apprendre une langue étrangère, ce, pourquoi vous êtes ici normalement 😉
Pour créer sa méthode, il est parti du constat suivant : une grande partie de notre stress provient de la multitude de tâches, d’idées, de projets et d’obligations que nous avons constamment en tête. Nous sommes sans arrêt en train de nous rappeler “ah oui, je dois absolument faire ça !”.
Pour ma part, m’organiser revient à faire des listes à plein d’endroits différents : sur un papier, dans mon téléphone, sur mon ordi… Je finis évidemment par oublier ces listes ou par ne plus savoir laquelle est où. Vous l’avez compris : comme pour beaucoup d’entre vous, ma vie trop remplie a besoin d’ordre et de clarté, et c’est bien ce que suggère M. Allen. Si vous vous reconnaissez dans cette technique d’organisation douteuse, restez avec moi ! Je vous explique comment… Getting Things Done.
Ordre des étapes de la méthode GTD
L’idée de base est simple : il suffit de collecter TOUT ce que vous avez en tête à un seul et même endroit. Quand je dis tout, je parle bien de l’entièreté de vos préoccupations : du travail qu’il faut avoir terminé aujourd’hui jusqu’à l’achat des croquettes pour le chat, en passant par le cours de judo qu’on a bien envie d’essayer.
C’est simple, mais préparez-vous : la première étape est longue (mais il vaut 1000 fois le coup d’y consacrer un dimanche après-midi une bonne fois pour toutes). Parce qu’on ne s’en rend même plus compte, mais ça se bouscule sauvagement dans nos cerveaux. Il faut donc prendre le temps de vider, un à un, tous ces rappels mentaux que l’on se fait constamment pour enfin s’en libérer et être mieux préparés à faire avancer les choses avec efficacité.
Voici donc les 5 grandes étapes de la méthode GTD.
1. Collecter
Comme je viens de le mentionner, la toute première étape à mettre en oeuvre consiste à rassembler tout ce que vous avez en tête, pêle-mêle, sans ordre de priorité. La seule priorité ici est de vous assurer de tout sortir de votre cerveau. Qu’il s’agisse de projets en cours ou pas encore commencés, ce n’est pas important : tout doit y passer. Rassemblez aussi toutes les infos que vous avez pour chacun de vos projets. Pour cette étape, vous pouvez utiliser la technique qui vous va le mieux, soit :
- La méthode papier-crayon. Rassemblez les papiers que vous avez déjà en votre possession et créez différents papiers pour chacun des autres projets et idées que vous avez en tête. Il est important qu’ils soient tous séparés afin de pouvoir ensuite les placer chacun dans le bon dossier.
- La méthode virtuelle. Choisissez un logiciel gratuit de prises de notes, comme le logiciel Evernote, qui vous permet de créer et de classer toutes vos notes dans des dossiers et des sous-dossiers, d’y ajouter des documents, des liens, des images, etc. C’est donc parfaitement adapté pour la méthode GTD !
2. Trier
Une fois que tous les projets, idées, travaux, envies et autres ont été rassemblés, il est temps d’y mettre de l’ordre pour enfin y voir clair. C’est l’heure de décider ce que vous comptez faire de tous ces projets-là, mais aussi d’éliminer ceux qui ne vous semblent plus pertinents. C’est le moment de faire le grand ménage !
Si vous procédez avec la technique crayon-papier, vous aurez besoin de bacs à papier pour les différentes catégories de classement (il peut s’agir de bacs en plastique pour le courrier, de boîtes en carton… soyez créatifs et utilisez ce que vous avez déjà sous la main avant d’acheter ! Assurez-vous seulement que ce soit bien clair sur votre bureau ou sur l’espace dédié).
Pour procéder au classement, commencez par définir la nature de chaque élément. Voici quelques idées de catégories :
- Projet
- Tâche domestique
- Envie
- Idée
- Document à classer
- À vous de créer les catégories qui correspondent à votre réalité !
3. Organiser
Maintenant, pour chacun des éléments, posez-vous la question suivante : quelle est la première action que je dois poser pour atteindre cet objectif ? Combien de temps cela me prendra t-il ? Une fois que ceci est fait, c’est le moment de créer les sous-catégories suivantes :
- Premières actions : Tout ce qui prend 5 minutes ou moins à réaliser. Idéalement, on le fait immédiatement ou on le note dans notre agenda.
- Projets en cours : Projets déjà actifs, pour lesquels on a déjà posé des actions.
- Références : Pages web, titres de livres, sources diverses, plans de projets, etc.
- Incubation : Projet ou actions que l’on veut mettre en place mais pas encore activés.
- Agenda : Les RDV, les premières actions à faire à une date précise.
4. Mettre à jour
Une fois que vous avez rassemblé, trié et organisé tous vos projets, petits et grands, vous pouvez être super fier.e ! En revanche, si vous en restez là, votre projet d’organisation tombera rapidement à l’eau. Pour éviter ça, il faut absolument faire une mise à jour hyper régulière de vos dossiers.
Ceci vous permettra de :
- Supprimer ce qui a été fait,
- Ajouter les nouvelles choses que vous avez en tête (vous pouvez faire ceci à n’importe quel moment, afin que cette nouvelle idée ne vous encombre pas l’esprit inutilement),
- Changer vos priorités.
Il est important de faire cette mise à jour au moins une fois par semaine. Ce point est crucial pour que la méthode fonctionne !
Maintenant que vous avez mis en place ce nouveau système d’organisation, vous avez dû libéré du temps dans votre planning pour enfin apprendre l’anglais et démarrer immédiatement avec les fiches pdf, cliquez ici pour les recevoir.
5. Passer à l’action !
Bien entendu, tout ce beau travail a un but bien précis : faciliter le passage à l’action ! C’est donc l’heure de vous y mettre. Ni plus, ni moins !
Qu’en dites-vous ? Cette méthode vous interpelle-t-elle ? Bien entendu, chaque méthode est faite pour être personnalisée : inspirez-vous de ce schéma mais faites-en sorte qu’il vous ressemble : il est primordial que votre organisation vous parle pour qu’elle fonctionne pour vous. Maintenant, à vous de jouer !
